Pracownik sekretariatu w Ośrodku Kompleksowej Rehabilitacji

Pracownik sekretariatu w Ośrodku Kompleksowej Rehabilitacji Fundacji Dom przy ul. Szymanowskiego 1 w Opolu

 Zatrudnimy osobę kreatywną, kontaktową, potrafiącą pracować w grupie i pod presją.

Mile widziane osoby zarejestrowanie w Urzędzie Pracy jako bezrobotne z prawem do Bonu Zatrudnieniowego.

https://opole.praca.gov.pl/dla-pracodawcow-i-przedsiebiorcow/wsparcie-tworzenia-miejsc-pracy/bon-zatrudnieniowy

 CV oraz krótki list motywacyjny należy przesyłać na adres:

 

Zakres zadań na stanowisku:

  I.     Prowadzenie sekretariatu Fundacji:

1.         Prowadzenie książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Przyjęcie i zarejestrowanie pisma w książce, z opisem
(termin odpowiedzi, nr pisma
i data wpływu):

a)         pism przychodzących i przekazanie kierownikom jednostek do zapoznania się, po dekretacji, przekazanie pism wskazanym pracownikom
do zapoznania się i dalszego opracowania – za podpisem w książce,

b)         pism wychodzących z opisem (kto opracował i kto asygnował podpisem,
nr pisma wychodzącego i data wysyłki pisma);

2.    Utrzymywanie logicznego porządku w segregatorach korespondencji przychodzącej  i wychodzącej.

4.         Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty, przygotowywanie pism i przesyłek wychodzących.

5.         Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wewnętrznej Fundacji pomiędzy budynkami Fundacji. 

6.         Przyjmowanie przesyłek kurierskich i przekazywanie ich do adresatów we wszystkich budynkach Fundacji.

7.         Przyjmowanie połączeń telefonicznych oraz ich przekierowywanie do odpowiednich osób

8.         Robienie zakupów i zaopatrywanie Fundacji w niezbędne artykuły i materiały biurowe oraz środki czystości.

9.         Pilnowanie terminów odpowiedzi na korespondencję.

10.     Redagowanie pism urzędowych.

11.     Wydawanie zaświadczeń, opinii i dokumentów przygotowanych przez specjalistów.

12.     Wystawianie, wydawanie i prowadzenie ewidencji zaświadczeń.

13.     Drukowanie, kopiowanie, skanowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów.

14.     Dbałość o czystość, ład i porządek w sekretariacie i gabinetach przełożonych.

15.     Dbałość o zaopatrzenie w materiały potrzebne do funkcjonowania biura.

16.     Organizacja kontaktu na płaszczyźnie urząd – Fundacja, informowanie kierownictwa o powstałych zależnościach i zobowiązaniach,

 

   II.     Prowadzenie kasy Fundacji:

1.       przyjmowanie gotówki do kasy na podstawie Kp;

2.       wypłacanie gotówki z kasy na podstawie Kw za przedłożone faktury, wcześniej zaakceptowane do wypłaty przez kierownika danej jednostki;

3.       przechowywanie gotówki w zamkniętej kasecie przymocowanej do stałej części mebla przechowywanie w kasie gotówki do wysokości ustalonej przez kierownika danej jednostki.

4.       Prowadzenie sprzedaży na kasie fiskalnej.

5.       Sporządzanie raportów dziennych i miesięcznych na kasie fiskalnej.

 

   III.       Prowadzenie bazy osób niepełnosprawnych i korzystających z Fundacji:

1.       Wydawanie  druków ankiet osobom niepełnosprawnym i korzystającym /opiekunom przyjmowanych do  Fundacji,

2.       Wprowadzanie do bazy danych nowych ankiet i orzeczeń o niepełnosprawności, nanoszenie składek

  

IV.         Reprezentowanie Fundacji

1.       Przyjmowanie interesantów (z zewnątrz i z wewnątrz Fundacji),

2.       Odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów,

3.       Przygotowywanie konferencji i narad.

4.       Organizacja spotkania z koordynatorami, kierownikami jednostek i członkami zarządu i rady Fundacji

5.       Czynny udział w przygotowaniu planowanych spotkań Zarządu/ Prezesa i wizyt gości – obsługa gości, organizacja serwisu kawowego, cateringu.

Wspieranie Fundacji w codziennej pracy.