Pracownik sekretariatu w Ośrodku Kompleksowej Rehabilitacji Fundacji Dom przy ul. Szymanowskiego 1 w Opolu
Zatrudnimy osobę kreatywną, kontaktową, potrafiącą pracować w grupie i pod presją.
Mile widziane osoby zarejestrowanie w Urzędzie Pracy jako bezrobotne z prawem do Bonu Zatrudnieniowego.
CV oraz krótki list motywacyjny należy przesyłać na adres:
Zakres zadań na stanowisku:
I. Prowadzenie sekretariatu Fundacji:
1. Prowadzenie książki korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
Przyjęcie i zarejestrowanie pisma w książce, z opisem (termin odpowiedzi, nr pisma
i data wpływu):
a) pism przychodzących i przekazanie kierownikom jednostek do zapoznania się, po dekretacji, przekazanie pism wskazanym pracownikom
do zapoznania się i dalszego opracowania – za podpisem w książce,
b) pism wychodzących z opisem (kto opracował i kto asygnował podpisem,
nr pisma wychodzącego i data wysyłki pisma);
2. Utrzymywanie logicznego porządku w segregatorach korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
4. Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty, przygotowywanie pism i przesyłek wychodzących.
5. Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wewnętrznej Fundacji pomiędzy budynkami Fundacji.
6. Przyjmowanie przesyłek kurierskich i przekazywanie ich do adresatów we wszystkich budynkach Fundacji.
7. Przyjmowanie połączeń telefonicznych oraz ich przekierowywanie do odpowiednich osób
8. Robienie zakupów i zaopatrywanie Fundacji w niezbędne artykuły i materiały biurowe oraz środki czystości.
9. Pilnowanie terminów odpowiedzi na korespondencję.
10. Redagowanie pism urzędowych.
11. Wydawanie zaświadczeń, opinii i dokumentów przygotowanych przez specjalistów.
12. Wystawianie, wydawanie i prowadzenie ewidencji zaświadczeń.
13. Drukowanie, kopiowanie, skanowanie, faksowanie i kompletowanie dokumentów.
14. Dbałość o czystość, ład i porządek w sekretariacie i gabinetach przełożonych.
15. Dbałość o zaopatrzenie w materiały potrzebne do funkcjonowania biura.
16. Organizacja kontaktu na płaszczyźnie urząd – Fundacja, informowanie kierownictwa o powstałych zależnościach i zobowiązaniach,
II. Prowadzenie kasy Fundacji:
1. przyjmowanie gotówki do kasy na podstawie Kp;
2. wypłacanie gotówki z kasy na podstawie Kw za przedłożone faktury, wcześniej zaakceptowane do wypłaty przez kierownika danej jednostki;
3. przechowywanie gotówki w zamkniętej kasecie przymocowanej do stałej części mebla przechowywanie w kasie gotówki do wysokości ustalonej przez kierownika danej jednostki.
4. Prowadzenie sprzedaży na kasie fiskalnej.
5. Sporządzanie raportów dziennych i miesięcznych na kasie fiskalnej.
III. Prowadzenie bazy osób niepełnosprawnych i korzystających z Fundacji:
1. Wydawanie druków ankiet osobom niepełnosprawnym i korzystającym /opiekunom przyjmowanych do Fundacji,
2. Wprowadzanie do bazy danych nowych ankiet i orzeczeń o niepełnosprawności, nanoszenie składek
IV. Reprezentowanie Fundacji
1. Przyjmowanie interesantów (z zewnątrz i z wewnątrz Fundacji),
2. Odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów,
3. Przygotowywanie konferencji i narad.
4. Organizacja spotkania z koordynatorami, kierownikami jednostek i członkami zarządu i rady Fundacji
5. Czynny udział w przygotowaniu planowanych spotkań Zarządu/ Prezesa i wizyt gości – obsługa gości, organizacja serwisu kawowego, cateringu.
Wspieranie Fundacji w codziennej pracy.
